Uw archief digitaliseren voor een betere dienstverlening

Steeds meer bedrijven, ongeacht hun omvang, kiezen ervoor hun archief te laten scannen. Dit levert namelijk vrijwel direct een kostenbesparing op en maakt ook het nieuwe werken, waarbij medewerkers steeds flexibeler en ook buiten kantoor werken, aanzienlijk eenvoudiger. Bovendien betekent het digitaliseren van uw archief ook een betere dienstverlening naar uw klanten. Goed georganiseerde documentenstromen vereenvoudigen en versnellen tal van processen, wat de klanttevredenheid aanzienlijk doet stijgen.

Digitalisering: een behulpzaam middel, geen doel op zich

Het is niemand ontgaan dat digitalisering de laatste jaren steeds meer de overhand neemt. Bovendien wordt de digitale dienstverlening steeds beter. Zaken kunnen sneller geregeld worden en bovendien kan er zo nog transparanter worden gewerkt. Het scannen van uw archief is daarbij geen doel op zich, maar een middel om interne processen en de communicatie met en dienstverlening naar uw klant te verbeteren.

Archiefdigitalisatie door een externe partij

Uw klanten zijn allemaal verschillend, maar één ding hebben ze altijd met elkaar gemeen. Ze wensen namelijk snel geholpen te worden en heldere antwoorden op hun vragen en verzoeken te ontvangen. Door het scannen van uw archief wordt informatie toegankelijker en overzichtelijker. Het digitaliseren van uw archief geeft u het beste uit handen aan een externe partij als GMS, die als specialist op dit gebied geldt. Uw documenten worden niet alleen gedigitaliseerd, maar ook verrijkt op basis van hun inhoud.

Documenttransformatie door de specialist

Wanneer het gaat om het scannen en digitaliseren van een archief, gaat het nooit om standaardprocedures, maar om maatwerk. GMS luistert naar uw eisen en wensen als klant. De feitelijke digitalisering kan bij het bedrijf zelf worden uitgevoerd, maar ook bij u op locatie. Men voorziet de documenten bovendien van een OCR-laag (Optical Character Recognition), zodat deze makkelijker te doorzoeken worden. OCR zorgt ervoor dat alle tekens binnen een afbeelding door een computer worden herkend. Uiteraard wordt er door de specialist altijd rekening gehouden met AVG-gevoeligheden.